La grande question est : comment gérer son temps en freelance.
Le freelancing est synonyme de liberté et de flexibilité, mais il peut être difficile de maintenir et d’atteindre ces deux objectifs sans de solides compétences en gestion du temps. 

Dans cet article, nous vous proposons cinq conseils et quelques recommandations d’outils pour vous permettre de mieux gérer votre temps, être plus productif et ainsi gagner en efficacité. 

1. Établissez un calendrier qui vous convient.

L’un des avantages du freelancing est qu’il offre la liberté et la flexibilité de fixer vos heures de travail et de construire votre emploi du temps comme vous le souhaitez. Profitez de cette flexibilité et créez un horaire de travail que vous aimez. En tant que auto-entrepreneur, vous n’êtes pas obligé de travailler de 9 à 5 du lundi au vendredi si vous ne le souhaitez pas. C’est à vous de fixer vos heures de travailler, mais essayez d’avoir des horaires réguliers et de vous y tenir autant que possible. Votre productivité dépendra de vous.

Identifiez votre structure idéale et construisez votre horaire de travail en fonction de celle-ci.

Le processus pour y arriver :

  1. Définissez vos priorités
  2. Hiérarchisez vos priorités
  3. Etablissez un diagramme de Gantt si vous êtes à l’aise avec les planifications strictes. Vous pourrez ainsi suivre vos tâches et votre avancement tout en gardant un œil sur les échéances.
  4. Déterminez à quel moment de la journée vous êtes le plus créatif et productif
  5. Déterminez la durée pendant laquelle vous pouvez effectuer un travail approfondi sans vous laisser distraire
  6. Bloquez votre temps en fonction de vos réponses aux étapes 4 et 5
  7. Evitez à tout prix la procrastination
  8. Travaillez de manière agile
  9. Créez une marge pour les urgences ou les imprévus

Pour avoir une bonne productivité, vous devez améliorer votre sens de la gestion et piloter vos projets en prenant en compte toutes les variables.

2. Créez des listes de tâches raisonnables.

Dans une entreprise traditionnelle, de nombreux employés doivent planifier leurs tâches en fonction des réunions d’équipe, des entretiens individuels et d’autres tâches récurrentes. Les travailleurs indépendants sont entièrement responsables de leur TO-DO list. Ils doivent s’organiser pour éviter d’être débordé de travail. Toutefois, il ne suffit juste pas de s’organiser, il faut bien s’organiser. Les freelances doivent organiser leur travail et bien prendre le temps de planifier. Pour cela ils peuvent utiliser des outils productifs de gestion de projet qui leur permettront d’avoir un tableau de bord bien détaillé.

Le mieux, c’est que vous pouvez créer des listes de tâches raisonnables de la manière qui vous convient le mieux, et il est recommandé de la rédiger la veille du jour où vous prévoyez faire le travail. Cela vous permettra d’assurer le suivi de vos projets. En revanche, d’autres préfèrent créer leur TO-DO list toutes les heures pour mieux assurer le suivi de leurs projets.

Que vous planifiez vos tâches toutes les heures, tous les jours, toutes les semaines ou tous les mois, l’objectif est d’éviter de créer une liste de tâches interminable et écrasante. Il peut être décourageant d’avoir l’impression de ne pas progresser ou de s’imposer involontairement trop de travail.

Mais, en amont de tout cela, vous devez avoir un portefeuille de projets. C’est en fonction de celui-ci que vous pourrez planifier votre travail et avoir une meilleure vue sur votre workflow.

3. Suivez votre temps.

Même si cela ne semble pas être l’activité la plus excitante, pensez à suivre votre temps et à effectuer une gestion des tâches.

Des outils tels que Toggl, Harvest, Harlow et Indy facilitent plus que jamais le suivi de votre temps efficacement. Il est essentiel de bien comprendre le temps nécessaire à la réalisation de vos tâches, et ce pour plusieurs raisons.

Le temps qu’il vous faut pour mener à bien un nouveau projet a un impact direct sur le montant de vos revenus.

Par exemple, disons que vous êtes un graphiste indépendant et que vous allez concevoir un logo. Votre client va vous payer 600€ pour ce projet. S’il vous faut trois heures pour réaliser ce projet, vous gagnerez 200€ chaque heure. Mais s’il vous faut dix heures pour réaliser ce projet, vous gagnerez 60€ l’heure.

Dans ce dernier cas, il peut être intéressant de reconsidérer vos prix et de facturer davantage la prochaine fois. Ca veut dire que si vous préférez travailler à un taux horaire plutôt qu’à un taux par projet, le suivi de votre temps peut servir de base à votre structure de tarification horaire pour vous assurer que vous facturez suffisamment votre travail.

Consultez notre article pour savoir s’il vaut mieux de facturer un forfait ou être payé à la journée ! (lien à rajouter après validation de l’article en question)

4. Automatisez et créez des templates pour votre entreprise.

Avez-vous déjà passé plus de temps que vous ne voulez à rechercher un ancien courriel ? Effectuer manuellement les mêmes tâches, encore et encore, est une perte de temps. Ne réinventez pas la roue et passez plus de temps que nécessaire à travailler sur des tâches et des projets que vous pouvez automatiser ou pour lesquels vous pouvez créer des modèles. Zapier est l’un des nombreux outils qui vous aident à créer des flux de travail automatisés et à rationaliser votre petite entreprise.

Voici quelques exemples d’automatisation et de modèles que vous pouvez créer pour votre activité de freelance :

  • Automatiser les publications sur les médias sociaux
  • Automatisation des factures et des rappels en cas de retard de paiement
  • Automatiser la prise de rendez-vous
  • Automatiser les rappels de rendez-vous
  • Créer des modèles d’e-mails et réponses
  • Faire des modèles de proposition
  • Editer des modèles de contrat
  • Guides de processus d’intégration
  • Modèles de projet dans votre outil de gestion de projet

5. Utilisez un outil de gestion de projet pour rester organisé.

Rester organisé et garder la trace de vos projets est la clé de votre réussite en tant que freelance. Les outils de gestion de projet tels qu’Asana, Trello, Harlow et ClickUp peuvent vous aider à compiler toutes vos missions en un seul endroit centralisé.

Vous pouvez également intégrer votre logiciel de gestion de projet dans votre processus d’accueil afin que les clients interagissent avec vous par le biais de l’outil de leur choix.

L’outil que l’on recommande est sans aucun doute : Notion. C’est outil puissant de gestion de projet, de contenu, de travail collaboratif et d’interaction en équipe ou avec ses clients.

Un autre avantage à utiliser des outils de gestion de projet ? Beaucoup d’entre eux s’intègrent à d’autres outils, ce qui vous permet de les synchroniser avec votre calendrier.

En effet, la gestion du temps est essentielle pour réussir en tant que freelance. Il est impératif de créer un calendrier de travail qui vous convient le mieux et d’y organiser votre journée à l’aide des TO-DO list et d’outils de gestion de projet. Et puisque votre carrière de freelance s’accompagne d’une dose de liberté, n’oubliez pas d’en profiter en prenant des pauses régulières tout au long de la journée de travail et des congés plus longs lorsque cela est nécessaire 🙂

N’hésitez pas à utiliser des CRM et des ERP afin de vous faciliter la tâche et donc gagner en temps et être plus productif.

Consultez nos autres articles pour vous faciliter la vie en tant que freelance.