Faire appel à des consultants freelances présente indéniablement de nombreux avantages pour une entreprise. C’est une approche qui permet de recruter rapidement et avec une grande flexibilité. Elle vous permet le recrutement de la personne la mieux adaptée au poste, tout en négociant des termes et conditions qui correspondent parfaitement à vos besoins.

Lorsque vous décidez de collaborer avec des freelances, il est essentiel de mettre en place un processus d’intégration efficace. Une liste de contrôle bien élaborée vous permettra de vous assurer que toutes les bases sont couvertes, garantissant ainsi que la collaboration démarre dans les meilleures conditions possibles. Alors, quelles sont les questions à poser à un freelance avant son démarrage?

 

Voici les points que vous devez aborder avec un freelance avant son démarrage au sein de votre entreprise !

 

La disponibilité

La disponibilité est un aspect crucial lors de l’engagement d’un freelance, car elle a un impact direct sur le succès de la collaboration. Voici quelques éléments à considérer pour optimiser la disponibilité, à la fois de votre côté et celle du freelance : 

1. La clarté des besoins et des attentes : Avant même d’engager un freelance, il est essentiel de définir clairement les besoins de votre entreprise. Quelles sont les tâches spécifiques que le freelance sera chargé d’accomplir ? Quels sont les délais à respecter ? En ayant une vision claire de ce qui est attendu, vous pouvez communiquer ces attentes au freelance dès le départ.

2. La durée du contrat : Déterminez combien de temps vous aurez besoin des services du freelance. S’agit-il d’une mission à court terme ou d’un engagement à plus long terme ? En fonction de la nature du projet, vous pouvez convenir d’un contrat à durée déterminée ou d’un engagement plus flexible.

3. La fréquence de travail : Discutez avec le freelance de la fréquence de travail requise. S’attend-on à ce qu’il travaille à temps plein, à temps partiel ou sur une base sporadique ? La clarté à ce sujet permet au freelance de mieux gérer son emploi du temps et de s’assurer qu’il est disponible lorsque vous en avez besoin.

4. La flexibilité : Soyez ouvert à la négociation en ce qui concerne les horaires et la disponibilité. Le freelance peut avoir des obligations personnelles ou d’autres clients importants, donc la flexibilité peut contribuer à trouver un équilibre qui convient à toutes les parties.

5. Le plan de continuité : Envisagez également un plan de continuité au cas où le freelance ne serait pas disponible pour une période prolongée. Cela peut inclure la formation d’un autre membre de l’équipe pour assurer la continuité des activités en cas d’indisponibilité du freelance.

 
 

Les tarifs

Le choix du modèle de rémunération est crucial. Que ce soit un tarif journalier (TJM) ou un forfait, c’est une décision importante lors de l’embauche d’un freelance pour un projet spécifique. Cette décision peut avoir un impact significatif sur la manière dont le projet est géré. Mais aussi sur les coûts associés, la clarté des attentes et les incitations à la performance. Ces tarifs veulent varier d’un freelance à un autre et d’un projet à un autre.

 

Demandez un portefeuille/des références

Demander un portefeuille ou des références à un consultant freelance est une étape nécessaire dans le processus de sélection. Avoir un portefeuille ou des références à consulter vous donnera une meilleure idée de la qualité du travail que vous pouvez attendre du consultant freelance. Cela vous aidera si vous avez identifié plusieurs profils. Cette demande vous permettra de mieux évaluer la qualité de son travail. Vous pourrez aussi juger son expertise et sa capacité à répondre à vos besoins spécifiques.

Contrat

 

Peut-être le plus important, mettre en place un contrat est l’une des étapes cruciales lors de l’embauche d’un freelance. Un contrat clair et détaillé établit les bases de la collaboration. Il réduit également les risques de malentendus et protège à la fois l’entreprise et le freelance. Le contrat permettra de définir les conditions sur le travail à effectuer, les livrables, les délais, le paiement proposé pour le travail, la durée du contrat et les conditions de confidentialité, concurrence, etc…

 

Le mode de paiement

 

Il est essentiel de clarifier la structure de paiement lors de l’embauche d’un consultant freelance. Le mode de paiement peut avoir un impact sur la gestion financière de la collaboration et sur les responsabilités fiscales. Les consultants freelances peuvent avoir leurs propres structures ou être portés par des sociétés de portage salariale. Il faut donc valider avec le freelance si le paiement sera adressé en son nom ou au nom d’une société intermédiaire.

La fréquence de travail

 

La nécessité de la présence physique d’un freelance sur site dépend de plusieurs facteurs. Le type de travail pour lequel il est recruté, la nature du projet, la politique de l’entreprise et des préférences du freelance lui-même. Il est essentiel de clarifier dès le départ les conditions et la fréquence de présence sur site. Cette clarification permettra de garantir une collaboration efficace et sans heurts.

Onboarding

 

Prévoyez du temps pour bien accueillir vos freelances. L’onboarding (ou l’intégration) d’un consultant freelance est une étape essentielle pour assurer le succès de sa mission au sein de votre entreprise. Un onboarding réussi crée un environnement propice à la productivité et à l’autonomie du freelance dès le début de sa collaboration. Si le premier jour se passe bien, les chances que la suite se passe tout aussi bien sot élevées. 

 

Communication

Comment pensez-vous communiquer avec le freelance et à quelle fréquence ? Si le freelance va travailler à distance, préférez-vous des contacts hebdomadaires ou journaliers ? Serait-il utile que le freelance rejoigne l’un des canaux Slack de votre équipe ? En décidant dès le départ comment vous souhaitez que la communication se déroule, cela facilitera votre collaboration avec le freelance.

 

Des outils pour travailler ensemble

Il est important de mettre à disposition du freelance tous les outils dont il a besoin pour le succès de sa mission. Une des plus grandes raisons de retard sur les missions est la mise à disposition tardive des accès. Ensuite on a le retard de la documentation nécessaire pour que le freelance avance sur sa mission.